В отношениях с контрагентами и государством от лица компании выступает ее руководитель. В период работы на директора зачастую возлагаются функции по хранению документов и печати. На практике встречаются ситуации, когда недовольный отношением к себе директор (уволенный либо еще работающий) незаконно удерживают в качестве «залога» документацию и печать фирмы. В данном материале мы расскажем, как себя вести собственникам бизнеса, столкнувшимся с такого рода проблемой.

Где должны храниться документы и круглая печать организации

Порядок хранения документации в организации определяется ее внутренними (локальными) нормативными актами, разрабатываемыми на основании Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4.

По общему правилу документы компании (устав, приказы, положения, решения и пр.) должны храниться у должностных лиц головной организации, коим является и директор, а при наличии структурных подразделений (отделов, филиалов, представительств) – у руководителей соответствующих подразделений. Отсюда следует вывод, что директор непосредственно осуществляет контроль сохранности документации и несет за ее незаконное удержание персональную ответственность.

Что касается круглой печати, то законодательство предоставляет каждой компании право самостоятельно определить порядок ее использования и хранения. В большинстве случаев эти обязательства возлагаются на директора организации. Однако, директор вправе своим приказом возложить эти обязательства на иного работника компании. В этом вопросе собственникам компаний следует пристально следить за действиями директора. При передаче печати лицу, не уполномоченному на ее хранение и использование, либо лицу, передача которому не допускается законодательством, компания может быть включена в реестр организаций с повышенным риском совершения правонарушений в экономической сфере.

Как правильно уволить директора

Директор компании является ее исполнительным органом, а, следовательно, законодательством предусмотрен особый порядок и основания его увольнения.

Помимо общих оснований для увольнения, установленных трудовым законодательством (соглашение сторон, истечение срока контракта и пр.), директор компании может быть уволен по специальному основанию – в связи с принятием учредителями соответствующего решения. Данное решение может быть принято в любое время действия контракта вне зависимости от воли самого директора.

В ООО вопрос увольнения руководителя относится к исключительной компетенции общего собрания. Для увольнения директора в ООО необходимо провести общее собрание участников и оформить его протоколом либо решением единственного учредителя. В унитарном предприятии данный вопрос вправе решать только его учредитель. Он единолично принимает соответствующее решение.

В связи с тем, что директор является материально-ответственным лицом, при его увольнении в компании необходимо провести инвентаризацию. Далее составляется акт приема-передачи дел и документов от старого директора новому.

Последним этапом увольнения директора является издание приказа. Приказ подписывает лицо, уполномоченное на это протоколом общего собрания либо решением единственного собственника. На его основании в трудовую книжку директора вносится соответствующая запись.

Не позднее 10 дней новый руководитель подает сведения в регистрирующий орган о замене руководителя. Отныне уволенный директор не будет фигурировать в ЕГР.

Что делать, если директор не присутствует при процедуре его увольнения

Особой сложности добавляют ситуации, когда директор напрочь отказывается идти на контакт: не подписывает документы, связанные с увольнением; не забирает трудовую книжку. Отсутствие реакции со стороны собственников компании на такого рода поведение директора чревато серьезными финансовыми последствиями для компании. Дабы избежать таких проблем рекомендуем действовать согласно нижеописанным рекомендациям.

Направить по почте трудовую книжку с записью об увольнении. Согласно трудовому законодательству наниматель обязан в день увольнения директора передать ему трудовую книжку с соответствующей записью об увольнении. Если директор фактически отсутствует на работе в день увольнения либо отказывается получить трудовую книжку, наниматель в этот день направляет заказное письмо с уведомлением о необходимости явиться за получением трудовой книжки.

Если директор отказывается получать трудовую книжку, наниматель должен составить акт со ссылкой на присутствующих при этом свидетелей.

Встречаются случаи, когда от директора поступило письменное заявление о направлении трудовой книжки по почте. В таком случае наниматель не позднее следующего дня после получения заявления направляет трудовую книжку по указанному в заявлении адресу.

При несоблюдении этих простых правил директор вправе потребовать с компании возмещения среднего заработка за время вынужденного прогула и изменения даты увольнения на день фактического получения трудовой книжки.

Осуществить окончательный расчет с директором. Не позднее дня увольнения наниматель должен выплатить директору зарплату, отпускные, компенсацию за неиспользованный отпуск и иные выплаты, причитающиеся директору. Однако, если в день увольнения директор не работал (вне зависимости от причин), обязанность осуществить вышеуказанные выплаты возникает после предъявления директором соответствующего требования.

Если по вине нанимателя расчет с работником произведен не был, либо был произведен несвоевременно, то уволенный директор вправе потребовать возмещения среднего заработка за каждый день задержки, а в случае невыплаты части суммы – пропорционально невыплаченным суммам.

Что делать, если директор удерживает документы и печать организации

Итак, если процедура увольнения директора пройдена, окончательный расчет с ним произведен своевременно, трудовая книжка передана, то риск возникновения исков со стороны директора о взыскании денег с компании сведен к нулю. А что делать в том случае, если сам директор не возвращает устав и круглую печать? Именно об этом далее пойдет речь.

Не подписывать акт приема-передачи дел и документов. Оформление акта является одним из составных звеньев в процедуре увольнения директора и подтверждает передачу всей документации и печати в пользованием новому директору. Подписав данный документ, Вы не сможете ссылаться на отсутствие печати и устава по вине уволенного директора.

Получить дубликат устава. В законодательстве отсутствует процедура выдачи дубликата устава компании. Учредители вправе лишь обратиться в регистрирующий орган за его ксерокопией. Это практически не поспособствует решению вопроса, поскольку для полноценной деятельности компании довольно часто необходимо иметь при себе подлинник документа. Однако, существует процедура внесения изменений в устав, совершив которую предыдущая редакция устава утрачивает свою силу, а действует новая редакция. Таким образом, предыдущая версия устава, находящаяся «на руках» у уволенного директора, не будет иметь юридической силы, а собственники компании получат оригинал новой версии устава компании и смогут полноценно работать.

Написать в милицию заявление об утере печати и изготовить ее дубликат. Согласно Инструкции по делопроизводству организация вправе иметь одну круглую печать. Следовательно, при ее утере штемпельно-граверные мастерские не вправе изготавливать вторую круглую печать без весомых на то причин. Одной из таких причин является ее утеря.

Перед обращением за изготовлением дубликата круглой печати необходимо написать заявление в милицию об утере печати. В написанном заявлении рекомендуем указать предполагаемое место нахождения утерянной печати (место жительства уволенного директора). Если по итогам проверки милицией не будет изъята печать у директора, Вы вправе запросить соответствующую справку, на основании которой можно обратиться в штемпельно-граверную мастерскую за изготовлением дубликата печати.

Уведомить об увольнении операциониста в банке. Опасность нахождения устава и печати у уволенного директора в том, что он «за спиной» может заключать сделки и выводить деньги со счета компании. Как только директор был уволен, об следует немедленно сообщить обслуживающему менеджеру в банке. Когда к обязанностям приступил новый директор необходимо поменять карточку с образцами подписей в обслуживающем банке.

Уведомить контрагентов о замене директора, а также сообщить об этом на официальном сайте и в пабликах в социальных сетях. Так Вы обезопасите себя от нежелательных сделок с действующими и потенциальными контрагентами.

Как привлечь директора к ответственности за незаконное удержание печати и документов

Одной из мер воздействия на уволенного директора выступает процесс его привлечения к юридической ответственности. Наниматель вправе применить в отношении руководителя дисциплинарные санкции, а также инициировать привлечение к административной и уголовной ответственности.

Привлечение директора к дисциплинарной ответственности. При нарушении установленного в компании порядка хранения документации и круглой печати директор в период работы в компании может быть привлечен к дисциплинарной ответственности, лишен различного рода надбавок согласно локальным нормативными актам, действующим в компании.

Привлечение директора к административной ответственности. За утрату или незаконное уничтожение документов компании (причинение им непоправимых повреждений) либо утерю печати на директора может быть наложен штраф в размере 10-30 базовых величин. Для этого необходимо обратиться с соответствующим заявлением в милицию либо прокуратуру с приложением документов, подтверждающих увольнение директора. Если по факту проверки будет обнаружено, что документы и печать не уничтожены, не повреждены и не утеряны, то директор будет освобожден от административной ответственности, а документы и печать изъяты и возвращены в компанию.

Привлечение директора к уголовной ответственности. За хищение, уничтожение, повреждение либо сокрытие документов компании и ее печати, совершенные из корыстных или иных личных мотивов, директор может быть наказан общественными работами, или штрафом, или исправительными работами, арестом, ограничением свободы, лишением свободы на срок до двух лет.