Сдача документов в архив на хранение в ходе ликвидации организации в РБ является непростым занятием. В данной процедуре важен скурпулёзный подход и внимательность. Документы передаются в архив в подшитых нитками папках. И если при проверке сотрудником архива выясниться, что документы оформлены неправильно, то папки придется расшивать, исправлять документы и сшивать заново. Как можно понять — процедура затратная и по времени, и по объему затраченных сил. Наши специалисты имеют большой опыт оказания услуг по передаче дел в архив в ходе закрытия различных компаний и практически 100%-ный результат сдачи с первого раза.

В какой архив подавать документы при закрытии фирмы в РБ

Одним из последних этапов в процессе закрытия юридического лица, ИП или представительства иностранной компании является сдача документации, имеющиеся за весь период работы, на хранение в государственное архивное учреждение (районные или городские архивы). Документы передаются в архив по юридическому адресу организации или ИП. Например, если юрадрес фирмы находится в городе Минске, то документы сдаются в Минский городской архив, если организация расположена в Борисовском районе, то в Борисовский районный архив и т.д.

Какие документы нужно сдавать в архив, а какие – нет

Не стоит паниковать, если за весь период работы Вашей организации скопилась «гора» документов, с которыми неизвестно что делать. По правилам архивного делопроизводства не всю документацию необходимо передавать в архив. Есть определенные категории документов, которые остаются после ликвидации у учредителей «на руках» и хранятся определенный законодательством период времени. Передаче подлежат лишь определенные виды документов. К ним относятся следующие категории:

— документы о создании и ликвидации организации (например, протокол общего собрания, решение единственного учредителя)

— бухгалтерская (финансовая) отчетность

— статистические отчёты по основным направлениям деятельности

— протоколы собраний учредителей (акционеров) или решения учредителя (собственника)

— приказы по основной деятельности (например, о структурных изменениях в организации, о введении штатного расписания и т.д.)

— штатные расписания

— приказы по личному составу

— документы по заработной плате

— документы об аттестации рабочих мест по условиям труда

— документы о несчастных случаях на производстве

— личные карточки уволенных работников, личные дела уволенных работников (если оформлены в соответствии с нормами законодательства).

Не подлежат передаче в архив такие документы как отчёты по ФСЗН, Белгосстрах, приказы по административно-хозяйственным вопросам, приказы о предоставлении трудовых отпусков и продлениях контрактов, и так далее. 

Как оформляются документы для архива при ликвидации

Документы на хранение принимаются в виде определенным образом сформированных дел. Т.е. существует определенная процедура, по которой оформляются папки с документами для сдачи в архив, которая регулируется Правилами работы архивов государственных органов и иных организаций. Если документы будут оформлены неправильно, то архив отказывает в их принятии до полного устранения нарушений.

Дела подшиваются в картонную папку прочными нитками в четыре прокола с учетом возможности свободного чтения текста всех документов и дат. При подготовке дел к подшивке металлические предметы (булавки, скобы, скрепки и др.) из папок и документов удаляются.

Листы в деле нумеруются простым карандашом арабскими цифрами в правом верхнем углу лицевой стороны, не задевая текста документов.

В конце каждого дела помещается лист-заверитель. В заверительной надписи цифрами и прописью указываются только количество пронумерованных листов. Лист-заверитель подписывается составителем с указанием должности, подписи, расшифровки подписи и даты составления.

Для дел оформляются обложки. На обложке дела указывается следующая информация:

— название юридического лица (полное и сокращенное согласно свидетельства о регистрации), если были переименования – указать все (вначале пишется последнее название, то которое закрывается, затем по хронологии предыдущие)

— заголовок дела

— дата самого раннего документа и дата самого позднего документа, включенных в дело

— количество листов дела

Реквизиты обложки оформляются на компьютере на отдельном чистом листе с последующей наклейкой его на папку с документами.

Прием дел в архив осуществляется по описям дел постоянного хранения и по личному составу. В случае небольшого количества дел (до 15 дел), передаваемых на хранение в архив, их прием может осуществляться по одной описи, в которую включаются документы как постоянного хранения, так и по личному составу.

К описи составляется историко-архивная справка. В историко-архивной справке отражаются в хронологической последовательности следующая информация:

— дата создания и регистрации организации

— указываются задачи и функции организации

— виды деятельности организации

— состав участников компании

— дата перерегистрации фирмы, регистрация изменений и дополнений, а также их причины

— причина, основание и дата ликвидации (решение о ликвидации)

Опись дел постоянного хранения и по личному составу составляется в 3-х экземплярах, текст опись предоставляется только в печатной форме. Каждый экземпляр описи прошивается нитками в отдельную картонную папку в четыре прокола. В опись дел входит: историко-архивная справка, титульный лист, опись дел, лист-заверитель. На обложку папки каждого экземпляра описи дел наклеивается оформленная на компьютере обложка описи дел.

Оформленные дела передаются в архив в картонных архивных коробках.

Государственная пошлина за передачу дел в архив отсутствует.

Услуги по сдаче документов в архив при ликвидации ООО, ЧУП, ЗАО и т.д.

Если Вам нужна помощь в оформлении документов организации для архива, Вы можете смело набирать один из указанных на сайте номеров для первичной консультации и согласования условий сотрудничества!