При получении товара по договору поставки между сторонами зачастую возникают спорные ситуации, связанные с фактом приёмки товара. В целях избежания неблагоприятных последствий, связанных с ненадлежащей приёмкой товара и ненадлежащим оформлением товарно-сопроводительных документов, предлагаем следующие рекомендации.
При осуществлении приёмки товара следует учитывать положения Гражданского кодекса Республики Беларусь (ГК) и договора, заключенного сторонами, а также нормативные предписания специальных актов законодательства, регулирующих отношения по поставке товаров. К таковым относятся Положение о поставках товаров в Республике Беларусь, утверждённое постановлением Кабинета Министров Республики Беларусь от 08.07.1996 года № 444, а также Положение о приемке товаров по количеству и качеству, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 03.09.2008 года № 1290.
Обязанность поставщика передать товар покупателю считается исполненной в момент:
- вручения товара покупателю или указанному им лицу (получатель), если договором предусмотрена обязанность поставщика по доставке товара;
- предоставления товара в распоряжение покупателя, если товар должен быть передан покупателю в месте нахождения товара.
Договором стороны могут предусматривать иной порядок исполнения обязанности поставщика по передаче товара.
Следует отметить, что в случае передачи товара другому юридическому лицу, данный товар вправе принять либо руководитель организации (т.к. вправе выступать от имени юридического лица без доверенности, в силу того, что наделен такими полномочиями законодательством и учредительными документами организации), либо лицо, специально уполномоченное принять товарно-материальные ценности (ТМЦ). Лицом, специально уполномоченным принять ТМЦ, может являться любое правоспособное лицо, которому предоставлены такие полномочия на основании доверенности. При этом данное лицо не обязательно должно состоять в трудовых отношениях с организацией.
В соответствии с п. п. 5,6 ст. 186 ГК доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, скрепленной печатью этой организации, а доверенность от имени юридического лица, основанного на собственности Республики Беларусь или собственности административно-территориальной единицы, на получение или выдачу денег и других имущественных ценностей должна быть подписана также главным бухгалтером этой организации, руководителем организации или индивидуальным предпринимателем, оказывающими услуги по ведению бухгалтерского учета и составлению отчетности.
Принятие товара всегда опосредуется оформлением соответствующих товарно-сопроводительных документов, в которых делается соответствующая отметка:
- в Товарно-транспортной накладной (ТТН), если товар перемещается с использованием транспортных средств;
- в Товарной накладной (ТН), если товар доставляется почтой или нарочно.
Следует отметить, что в соответствии с постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 24.03.2011 года № 360 «Об утверждении перечня первичных учетных документов» ТТН и ТН рассматриваются как первичные документы, на основании которых согласно ст. 1 Закона Республики Беларусь от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности» (Закон о бухгалтерском учете) хозяйственная операция отражается на счетах бухгалтерского учета.
В соответствии с пунктом 9 статьи 10 Закона о бухгалтерском учете своевременное и правильное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них сведений обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.
Для оптимизации ведения бухгалтерского учёта в организации, рекомендуется составлять перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов и согласовывать его с главным бухгалтером, утверждать руководителем организации, поскольку отдельные первичные учетные документы требуют подписи главного бухгалтера или лица, им уполномоченного.
Таким образом, в случаях приемки товара непосредственно руководителем организации доверенность не нужна. При оформлении ТТН и ТН в графах «по доверенности» и «выданной» указываются данные о документе, подтверждающем полномочия руководителя (как правило, это приказ с номером и датой о назначении на должность либо решение учредителя (-ей), а в отношении управляющего решение учредителя (-ей) и соответствующий договор с управляющим), а индивидуальным предпринимателем – свидетельства о государственной регистрации индивидуального предпринимателя. Следует отметить, что законодательство не требует обязательного наличия оттиска печати на ТТН или ТН, которые сопровождают подпись руководителя. Когда же товар принимается лицом, уполномоченным по доверенности на принятие товара, то его полномочия должны быть подтверждены доверенностью на совершение этих действий. Поэтому в графах «по доверенности» и «выданной» ТТН указываются номер и дата доверенности, наименование организации, выдавшей доверенность.
Распространённой ошибкой при оформлении ТТН является указание в графе «Принял грузополучатель» на лицо, которые не имеют право на принятие ТМЦ в силу отсутствия полномочий. Необходимо отметить, что ТТН и ТН должны заполняться последовательно и в графе «Принял грузополучатель» должны быть отражены должность, фамилия и инициалы материально ответственного лица, принявшего товар, его подпись, а также оттиск штампа (печати) грузополучателя.